La nostra rubrica sulle esperienze di organizzatori di eventi si apre con Alessandro Giardina. Esperto nell’organizzazione di conferenze e anima di “Italian Agile Movement”. Alessandro ci ha raccontato la sua esperienza di 7 anni nel mondo dell’organizzazione eventi. Si è soffermato sulle nuove sfide che il 2020 impone al settore delle conferenze e degli eventi onsite in generale.
CONFERENZE: SFIDE, SOLUZIONI E OPPORTUNITÀ
Diciotto anni di improvement all’organizzazione per garantire ogni anno “il miglior IAD di sempre” in un contesto di presenza. Nel 2020 anche Alessandro e IAM si trovano ad affrontare nuove sfide.
1) DESCRIVICI BREVEMENTE QUALI SONO LO SPIRITO E LA FILOSOFIA CHE GUIDA IAM
IAM è nato come aggregazione informale di persone dedicate all’organizzazione della conferenza “Italian Agile Days”. E così ha proseguito le sue attività fino al 2013. Nel 2014, IAM si è costituita come formale APS no-profit (Associazione di Promozione Sociale). Il fine è di ottenere una personalità giuridica che consenta di gestire in modo opportuno le sponsorizzazioni, il pagamento dei fornitori e i patrocini degli enti pubblici.
Nel suo statuto recita “L’Associazione ha la finalità di mantenere viva e attiva la comunità italiana delle persone che si riconoscono nei valori e nei principi esposti nel Manifesto Agile. Diffondere la cultura agile e promuovere le pratiche agili sul territorio nazionale. Incoraggiare le iniziative degli associati tese a ricambiare a loro volta quanto ricevuto dalla community (“give back”)”. Al 31/12/2019 conta circa 300 soci. Le conferenze e gli eventi organizzati da IAM sono per lo più gratuiti per i partecipanti, anche per i non soci, e finanziati attraverso donazioni dei singoli e sponsorizzazioni di aziende. I soci IAM e gli speaker alle nostre conferenze prestano la loro attività gratuitamente, su base volontaria. Potete leggere maggiori informazioni e lo statuto sul sito.
2) CHE TIPO DI PROBLEMI AVETE INCONTRATO IN QUESTI 18 ANNI DI ATTIVITÀ IN PRESENZA? COME LI AVETE RISOLTI?
La sfida storicamente più grande per le nostre conferenze è la loro gratuità per i partecipanti e quindi il doverle finanziare unicamente attraverso donazioni o sponsorizzazioni. Per loro natura sono imprevedibili, e spesso si materializzano a ridosso dell’evento rendendo complesso fare budgeting. Nel corso degli anni abbiamo sviluppato un nostro metodo “Agile” di lavorare per obiettivi di spesa incrementali. Ospitiamo gli eventi in venue che ci vengono concesse quasi gratuitamente da Università e Aziende. Stringiamo media partnership con fornitori di beni e servizi che ci concedono i loro prodotti gratuitamente o a prezzo ridotto in cambio di visibilità durante gli eventi.
Swicket è stato uno dei primi! Abbiamo iniziato una collaborazione nel 2015 quando era alle suo origini. Abbiamo avuto il piacere di fare un po’ da “beta-tester” per tutte le nuove funzionalità e aggiornamenti che sono stati introdotti negli anni a seguire.
3) COME PENSATE DI INGAGGIARE LA COMMUNITY DURANTE QUESTO 2020 PIENO DI INCERTEZZA E VOLATILITÀ? QUALI NUOVE SFIDE VI SI STANNO PRESENTANDO? QUALI SONO LE SOLUZIONI CHE TESTERETE SUL CAMPO?
Proprio in questi giorni IAM sta tenendo delle discussioni serrate tra i suoi soci e ha effettuato un sondaggio interno. L’obiettivo è comprendere quali sono le aspettative e le preferenze riguardo: eventi on-line, sia dal punto di vista degli speaker abituali, sia da quello dei partecipanti.
Quanto deve durare un evento on-line? Una giornata? O è meglio spezzarlo in più giornate con sessioni di poche ore? E’ meglio mantenere track parallele come negli eventi fisici? Oppure è meglio la track singola? Quali sono i tool di videoconferenza e di collaborazione migliori? Stiamo inoltre sperimentando al nostro interno con un paio di Un-conference OST remote. Una sintesi verrà consolidata a breve. Nell’immediato i 2 prossimi eventi del nostro calendario Accessibility Days del 22-23/5 e Agile Venture Vimercate del 30/5 sono stati trasformati in eventi on-line. A breve comunicheremo le decisioni prese riguardo gli eventi previsti per l’estate e l’autunno. Certamente le nuove funzionalità di gestione degli eventi on-line di Swicket ci daranno una mano.
4) PENSI CHE GLI EVENTI ONLINE SIANO SOLO UNA SOLUZIONE DI FALLBACK CHE L’INDUSTRIA STA ADOTTANDO PER GARANTIRE L’EROGAZIONE DI CONTENUTI ALL’EPOCA DEL DISTANZIAMENTO SOCIALE O CI VEDI VANTAGGI CHE PORTERANNO ALLA TRASFORMAZIONE DEL SETTORE ANCHE UNA VOLTA TORNATI ALLA “NORMALITÀ”?
Penso che gli eventi online abbiamo degli indubbi vantaggi, tra i quali l’enorme riduzione dei loro costi. Nel nostro caso abbiamo valutato un -70%/90% rispetto all’equivalente evento fisico e la grande facilità con cui si può internazionalizzare, avendo immediatamente a portata di mano un bacino potenziale di speaker e partecipanti in tutto mondo.
Gli eventi fisici, tuttavia, hanno ancora quel qualcosa in più di cui sento la mancanza: le conversazioni informali nei corridoi o al coffee break, il networking con Aziende sponsor, il fascino dei gadget fisici. Sto vedendo diverse conferenze on-line proporre dei surrogati digitali/virtuali di queste cose. A meno di qualche straordinario progresso digitale che ancora non vedo, rimangono ancora, appunto, dei surrogati. Penso comunque che una volta tornati alla normalità, il numero di eventi on-line rimarrà più elevato che in passato.
Swicket è fiera di collaborare da anni con una realtà come IAM che è fonte di ispirazione per la comunità italiana nella diffusione e informazione sul Manifesto Agile. .
Anche oggi, come sempre, il loro input è prezioso e ci ha guidati nell’ampliare la nostra offerta nella gestione degli eventi online.
Vuoi saperne di più? Parliamone!
