La ripartenza in sicurezza degli eventi live è un tema ricorrente nelle ultime settimane. Ogni programma di manifestazioni strutturato necessità di inserire degli appuntamenti B2B/B2C che prevedano la presenza di un pubblico in loco. Il settore si sta, quindi, aprendo ad una nuova formula di eventi: gli eventi ibridi.
A tal proposito, la settimana scorsa vi abbiamo parlato del caso di Singapore. La città, infatti, ha già vagliato un programma per la gestione degli eventi in presenza, sfruttando proprio la formula degli eventi ibridi.
Ci sono state delle situazioni in questi mesi in cui l’evento virtuale è stata l’unica soluzione possibile, ma bisogna pensare più in grande per il bene del settore delle manifestazioni in presenza. Ci sono, infatti, dei momenti in cui un evento “di persona” è la soluzione più efficace a livello strategico per coinvolgere il tuo pubblico di riferimento e acquisire dei nuovi clienti.
EVENTI IBRIDI: SONO LA RISPOSTA ALLE NECESSITÀ DEL MERCATO?
L’organizzazione di questa tipologia di manifestazioni, presuppone una serie di domande preliminari: quando scegliere un evento ibrido rispetto ad uno in loco o virtuale? Ha senso includere una parte virtuale nel mio evento in presenza?
Per iniziare a rispondere alle domande sopra citate, la nostra esperienza recente di organizzatori con “LEAD! Academy Conductors’ Masterclass” ci ha insegnato che gli eventi ibridi sono la soluzione ideale quando:
- molti dei partecipanti sono impossibilitati a viaggiare
- la location dell’evento prevede un capienza limitata
- l’organizzazione ha un budget limitato quindi non può sostenere degli spostamenti
Nelle prossime settimane, andremo nel dettaglio di questa esperienza diretta e cercheremo di fugare dubbi e perplessità legate all’organizzazione e alla strategia di pianificazione degli eventi ibridi.
INIZIAMO DALLE BASI: COSA E QUALI SONO GLI EVENTI IBRIDI
Gli eventi ibridi sono una soluzione perfetta per quei programmi che possono essere organizzati efficacemente sia in loco sia virtualmente. Andiamo più nel dettaglio, dividendo la categoria in due parti.
EVENTI IBRIDI INTERNI
Questi eventi sono tendenzialmente dedicati ai membri (leadership, personale) e stakeholder interni alle aziende. Per creare momenti di coesione tra i vari team e dipartimenti di un’azienda è importante organizzare degli incontri sotto forma di evento. Di seguito possiamo citare due tra i maggiori esempi in uso:
- meeting tra team di varie sedi
- eventi di team building
Per molte aziende è quasi impossibile riunire tutte le persone in un’unica location, causa la distanza geografica e più recentemente l’emergenza pandemica da Covid-19. Convertire questi appuntamenti corporate in eventi ibridi è spesso la soluzione per far sentire tutti coinvolti in un’esperienza comune, senza essere necessariamente in loco.
EVENTI IBRIDI ESTERNI
Questi eventi sono dedicati ad un pubblico esterno al personale aziendale. Tra le forme più comuni possiamo citare:
- fiere
- conferenze
In questi casi la platea è più elevata e il pubblico di riferimento sono generalmente i potenziali clienti. La transizione di questi eventi in forma ibrida, è un modo per “colpire” una maggiore quantità di pubblico, superando le barriere geografiche e le recenti restrizioni sanitarie.
EVENTI IBRIDI: IL DENOMINATORE COMUNE
Per entrambe le categorie di eventi, interni ed esterni, c’è un fattore comune da tenere in considerazione nel momento in cui trasformiamo il nostro evento in forma ibrida: far vivere due esperienze all’unisono.
Gli eventi ibridi sono un equilibrio tra i partecipanti in loco e quelli virtuali. Pertanto, queste parti si devono completare e bilanciare. Assicurati che le esperienze siano congiunte e che entrambi i gruppi di partecipanti percepiscano lo stesso livello di coinvolgimento.
La prossima settimana ripartiremo proprio proprio da qui: come organizzare un evento ibrido trasmettendo due esperienze di pari livello.
QUESTA RIFLESSIONE E’ STATA UN ULTERIORE SPUNTO PER OFFRIRE A TRAINER ED ORGANIZZATORI UNA SOLUZIONE INTEGRATA PER CONTINUARE A GESTIRE I LORO EVENTI IN SICUREZZA.