Un evento ibrido è l’unione di due esperienze che devono vivere all’unisono, un equilibrio tra i partecipanti in loco e quelli virtuali.
Come organizzare un evento ibrido trasmettendo ad entrambi i gruppi di partecipanti lo stello livello di coinvolgimento?
La nostra esperienza recente con la LEAD! Foundation Conductors’ Masterclass ci ha insegnato a gestire due esperienze di pari valore. Oggi vedremo insieme le sfide che abbiamo affrontato e come le abbiamo risolte, a beneficio di un’organizzazione efficace.
QUALI SONO GLI ELEMENTI PER UN EVENTO IBRIDO DI SUCCESSO
La fase organizzativa di un evento presuppone una serie di fattori da tenere in considerazione per la buona riuscita dello stesso. Grazie alla nostra esperienza sul campo, abbiamo individuato i seguenti elementi chiave da tenere in considerazione quando si affronta l’agenda organizzativa di una manifestazione in formato ibrido:
FRUIZIONE DEI CONTENUTI
Il contenuto è sempre il Re degli eventi per questo ci sentiamo di considerarlo il primo fattore della nostra lista. Diventa ancora più importante quando la manifestazione si svolge su due fronti: virtuale e in presenza.
Come gestire i contenuti in questi casi?
E’ chiaro che le modalità di fruizione dell’esperienza sono differenti. Per garantire lo stesso livello di esperienza, l’ideale sarebbe avere due rappresentanti per gestire i partecipanti. Uno in loco e uno per quelli che seguono l’evento in formato virtuale.
Questo perché la persona che gestisce i partecipanti in presenza si rivolge a loro direttamente da un palco, dentro un’aula e questo potrebbe far sentire esclusi quelli che non sono fisicamente presenti.
Questo “problema” si può risolvere dedicando uno dei coordinatori dell’evento ai partecipanti virtuali. Creando delle opportune sessioni per loro e delle occasioni di interazione con i contenuti della manifestazione.
L’INTERAZIONE DELLE DUE COMMUNITY
I partecipanti in loco hanno il vantaggio di vivere in prima persona la comunità durante lo svolgimento dell’evento. Per loro è più semplice fare networking e stabilire delle relazioni.
Ci sono dei metodi tuttavia per portare questo livello di interazione anche alla community virtuale.
Se sono previste delle sessioni interattive per i partecipanti in loco, dai a quelli virtuali la stessa opportunità. Invitali a lavorare in gruppo in modo che possano interagire tra di loro e creare la loro community.
Connetti, inoltre, il tuo pubblico virtuale e in loco con degli strumenti come sondaggi e domande/risposte dal vivo. Durante le sessioni, incoraggia gli spettatori ad inviare domande e risposte sugli argomenti dell’evento in modo che possano interagire tra di loro e scambiarsi delle opinioni.
Questa è una grande opportunità per ottenere il doppio delle conoscenze e il doppio dei feedback.
ANALISI DELLE INFORMAZIONI
Nella fase organizzativa dell’evento, le fasi post sono importanti tanto quelle durante la manifestazione. Non ottenere delle informazioni è una lacuna che si ripercuote anche sulle tue esperienze future.
Ottenere dei feedback è ancora più importante per un evento ibrido in quanto prevede una doppia gestione dei partecipanti.
Assicurati di inviare un sondaggio post-evento per avere un’idea di quali contenuti hanno attirato l’attenzione dei partecipanti. E’ importante inoltre ricevere dei feedback sulla qualità dell’esperienza nel suo insieme, quindi poni delle domande anche sul loro sentiment riguardo la parte virtuale e quella in loco.
Nelle settimane precedenti abbiamo visto, infatti, che i partecipanti non vanno abbandonati nella fase conclusiva di un evento. Interagire costantemente con il tuo network è fondamentale per conoscere i loro bisogni, le loro aspettative presenti e future.
QUESTE RIFLESSIONI SONO STATE UN ULTERIORE SPUNTO PER OFFRIRE A TRAINER ED ORGANIZZATORI UNA SOLUZIONE INTEGRATA PER GESTIRE I LORO EVENTI IN OGNI FASE ORGANIZZATIVA.
Adesso che sappiamo cosa e quali sono gli eventi ibridi e abbiamo approfondito i punti salienti dell’organizzazione, vedremo insieme perchè sono considerati degli appuntamenti strategici da inserire nel tuo calendario eventi.