Il settore degli eventi è in fermento e la voglia di ripartenza è palpabile tra gli esperti del settore. “Tornare sul campo” tra il proprio pubblico, non è più un miraggio lontano. Siamo su una nuova linea di partenza che delinea la nuova strada delle manifestazioni del presente e del futuro: gli eventi ibridi.
“Il futuro non è digitale e neppure completamente in presenza. Sarà ibrido, appunto. Il che significa mantenere in presenza gli eventi fino a un numero sicuro e accettabile, ma potendo sfruttare il digitale per tutte quelle situazioni incompatibili con la fisicità: un imprevisto di viaggio o di salute, una lontananza incolmabile se non affrontando costi di trasferta eccessivi” (cit. Damiano de Crescento, Direttore Generale di Planetaria)
Ed ecco una delle tante testimonianze che abbiamo letto in questi giorni e che fa eco a quelle dei nostri clienti ascoltate nei mesi precedenti. Innovare, investire e ri-qualificare la propria strategia per ripartire. Non come prima, ma probabilmente anche meglio.
Il settore degli eventi si è dimostrato forte, resiliente e paziente. E’ stata dura per tutti i professionisti coinvolti, ma ne siamo usciti più forti e pronti anche a consigliare il perchè gli eventi ibridi sono l’oggi e il domani del nostro settore.
Riprendiamo quindi il percorso intrapreso la scorsa settimana: perché inserire gli eventi ibridi nella tua strategia?
RIDUZIONE DEI COSTI DI TRASFERTA
Le manifestazioni in formato ibrido sono la soluzione ideale per ottimizzare i risultati e i costi di tutti gli attori coinvolti nell’evento. L’opportunità di poter seguire l’evento da casa, con un prezzo di ingresso inferiore alla soluzione in presenza, è un incentivo a partecipare. Si abbattono due barriere: il problema di raggiungere fisicamente la location (spesso questa opzione presuppone il sostenere dei costi di viaggio alti per i partecipanti) e si abbatte la cosiddetta “barriera di ingresso”. Cosa significa? Con un prezzo agevolato ci si può avvicinare ad un “nuovo pubblico” che per la prima volta parteciperà all’evento. La versione online permette di farsi conoscere a nuovi bacini di target con l’obiettivo di fidelizzarli e portarli a partecipare a più eventi.
Lato sponsor, organizzatori e speaker evidenziamo anche altri benefici in termini di riduzione costi e massimizzazione risultati. Abbiamo appena citato l’ampliamento della portata di pubblico che rappresenta una miniera d’oro per gli sponsor. I costi in advertising, infatti, sono più vantaggiosi online e hanno una penetrazione superiore nei confronti degli utenti, ormai abituati ad assorbire contenuti attraverso i mezzi digitali. Questo aspetto massimizza i risultati in termini di conversioni e alleggerisce i costi in termini di organizzazione in presenza sul luogo dell’evento.
ARRICCHIRE LA PIPELINE DI MARKETING
Questo benefit viaggia a braccetto con la strategia di comunicazione dell’organizzatore dell’evento. Che lato positivi evidenziamo? Appetibilità nei confronti degli sponsor (per i motivi elencati nel paragrafo precedente) e contenuti di marketing di valore da veicolare nel proprio piano editoriale nei mesi post manifestazione.
L’evento non deve essere dimenticato nel corso dell’anno, ma riproposto al tuo pubblico in modo da valorizzare la qualità dell’esperienza che hai offerto ai tuoi partecipanti e ai tuoi sponsor. Sfrutta i contenuti video e grafici raccolti per creare dei contenuti di valore da veicolare sui tuoi canali di comunicazione (social media, newsletter, sito web) in modo da mantenere vivo il ricorso e attirare nuovo pubblico.
MIGLIOR RITORNO D’INVESTIMENTO
Calcolare il ROI “solo” con un evento in presenza è molto difficoltoso perchè tendenzialmente scarseggiano dei dati reali, ma bisogna fare affidamento su delle stime.
Con l’evento ibrido, invece, si aggiunge come base di riferimento la parte online. Visualizzazioni, interazioni tracciabili, click sui link di riferimento sono una panacea per gli organizzatori e dei dati preziosi da condividere con gli sponsor per valorizzare il loro investimento nei confronti dell’evento.
Sapere come hanno interagito i tuoi partecipanti durante l’evento ti permette di avere una visione generale sull’andamento della manifestazione che puoi scalare nelle esperienze successive.
INCREMENTO FEEDBACK POST EVENTO
Questo aspetto è direttamente collegato al precedente e dimostra ulteriormente il valore di ritorno da un evento in formato ibrido.
Ottieni gli interessi diretti dei partecipanti, sapendo concretamente a che contenuti hanno manifestato un grado positivo e negativo. Grazie a queste metriche, gli organizzatori sono in grado di migliorare e modificare l’esperienza dei futuri utenti in base a feedback reali e tracciati.
FLESSIBILITA’ E SICUREZZA ORGANIZZATIVA
I continui spostamenti e annullamenti dei mesi precedenti hanno creato la necessità di avere un “backup sicuro”. Gli eventi ibridi rappresentano ormai nell’immaginario collettivo l’opportunità di portare avanti la manifestazione anche in caso di gravi imprevisti.
Il mercato è cambiato e lo dimostrano le nuove esigenze nata dal periodo storico che stiamo vivendo: flessibilità di partecipazione, ottimizzazione delle risorse e dei costi, incremento di nuove entrate economiche.
Gli eventi ibridi sono diventati per gli addetti ai lavori l’assicurazione di poter fare il proprio lavoro nonostante le difficoltà.
QUESTE RIFLESSIONI SONO STATE UN ULTERIORE SPUNTO PER OFFRIRE A TRAINER ED ORGANIZZATORI UNA SOLUZIONE INTEGRATA PER GESTIRE I LORO EVENTI IBRIDI IN OGNI FASE ORGANIZZATIVA.