Eventi ibridi o virtuali? Quali scegliere? Quali sono le differenze? Ogni giorno ci confrontiamo con organizzatori, formatori e speaker per definire la soluzione migliore per la loro strategia di eventi.
Soprattutto per aziende e professionisti che per le prime volte si affacciano al mondo delle manifestazioni in presenza ed online, diventa complicato scegliere la formula di evento da organizzare.
Se da una parte è molto semplice percepire le differenze tra “evento in presenza” ed “evento virtuale”, non lo è altrettanto quando il confronto avviene con gli eventi ibridi.
Oggi scioglieremo insieme i dubbi principali sulle differenze che ci sono tra gli eventi in formato ibrido e virtuale
Entrambe le tipologie sfruttano il potere della tecnologia, tuttavia possiamo sottolineare dei tratti distintivi utili ai fini di identificare la migliore soluzione per la propria strategia di eventi:
PRESENZA ONLINE
Eventi Virtuali: si svolgono completamente online e tra gli esempi più comuni di formato possiamo citare webinar, webcast e conferenze web. A seconda della piattaforma che si utilizza, puoi dare ai partecipanti diverse opportunità di relazione.
Eventi Ibridi: sono un mix tra pubblico in presenza e online. Come abbiamo approfondito negli articoli precedenti, ci troviamo di fronte a due tipologie di audience che necessitano di due livelli di esperienza diversi.
Noi di Swicket abbiamo messo a punto un sistema per favorire le occasioni di interazione e di networking per entrambe le soluzioni. Inviando domande e risposte agli speaker, fornire feedback in tempo reale, far vivere l’esperienza contemporaneamente alle persone in presenza e quelle collegate online.
COINVOLGIMENTO
Eventi Virtuali: il coinvolgimento del pubblico si limita ad interazioni e intrattenimento online. Mancando una parte di intrattenimento dovuta alla presenza in logo, gli organizzatori e gli speaker devono conoscere molto bene il proprio pubblico e creare dei contenuti ad altro coinvolgimento emotivo per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti.
Eventi Ibridi: i partecipanti collegati virtualmente possono vivere l’esperienza “in presenza”. Pur non essendo sul posto, il pubblico online riesce ad interagire con gli speaker, i partecipanti in loco e vedere tutto quello che succede. Gli eventi ibridi, infatti, offrono il meglio di entrambi i mondi, online e dal vivo.
RACCOLTA DATI
Su questo aspetto non ci sono grandi differenze tra gli eventi ibridi e virtuali. Avendo entrambe una connotazione online (in parte o completamente), ti consentono di acquisire automaticamente preziosi dati sul coinvolgimento e feedback sulla qualità dell’intrattenimento. Tempi di visualizzazione, click e risposte ai sondaggi sono una fonte fondamentale per essere proattivi e predittivi nell’organizzazione degli eventi.
COME SCEGLIERE TRA EVENTI VIRTUALI ED IBRIDI?
Come anticipato inizialmente, ci troviamo a dover consigliare i nostri clienti sul formato dei loro eventi. Una volta chiarite le principali differenze, consigliamo ad organizzatore di analizzare i seguenti punti:
Chi sono i tuoi partecipanti?
Un fattore cruciale è il pubblico di destinazione. Quante persone vuoi invitare? Da dove dovrebbero arrivare? Il viaggio è un fattore discriminante per la loro partecipazione? Comprendendo i partecipanti, puoi costruire l’evento su di loro ed adattarlo alle loro esigenze.
Quale è lo scopo dell’evento?
Le esigenze dei tuoi partecipanti incidono anche sul tipo di evento che andrai ad organizzare. Che tipo di esperienza si aspettano? Che livello di interazione e networking hanno bisogno? E’ un pubblico B2B che partecipa ad un evento per concludere delle opportunità di business? E’ un’audience B2C che vuole formarsi su temi specifici?
Abbiamo visto come eventi virtuali ed ibridi hanno entrambi i loro vantaggi. Quello che possiamo consigliare ad ogni organizzatore è tenere presente il suo obiettivo finale quando sceglie il formato del proprio evento.
Sapere “dove vuoi arrivare” è la chiave per offrire un’esperienza di valore e coerente al tuo pubblico.
QUESTE RIFLESSIONI SONO STATE UN ULTERIORE SPUNTO PER OFFRIRE A TRAINER ED ORGANIZZATORI UNA SOLUZIONE INTEGRATA PER GESTIRE I LORO EVENTI IN OGNI FASE ORGANIZZATIVA.