Come organizzare degli eventi virtuali? Si possono gestire delle sessioni formative a distanza? Come si creano momenti di interazione e networking online?
Queste sono solo alcune delle domande a cui rispondiamo per supportare costantemente i nostri clienti, neofiti degli eventi virtuali. La mancanza di contatto personale, infatti, può far nascere nelle persone molte insicurezze e dubbi nei confronti degli eventi “a distanza”.
Organizzare un un evento virtuale richiede la stessa cura ed attenzione di una manifestazione in presenza. Hanno le loro differenti dinamiche, ma in entrambi i casi è necessario promuovere efficacemente l’evento, creare dei contenuti di valore e coinvolgere i partecipanti con momenti di interazione.
Gli eventi virtuali non sono momenti “una tantum” o presentazioni “spot”. Sono esperienze di valore aggiunto che arricchiscono la tua strategia di comunicazione ed affiliazione nei confronti del tuo pubblico di riferimento.
Da dove iniziare? Vediamo insieme le quattro principali tipologie di eventi virtuali
WEBINAR: sono eventi virtuali di una durata limitata (di solito 45-80 minuti) e sono un’ottima soluzione per creare degli appuntamenti ricorrenti. Grazie al formato ridotto e all’alto livello di conversione alla partecipazione (vicino al 100%), i webinar sono una formula per agganciare nuovo pubblico e fidelizzarlo nel tempo.
CONFERENZE: per organizzare delle conferenze in formato virtuale devi avere una conoscenza del settore approfondita. Questo formato di manifestazione, infatti, è composto da “blocchi” organizzativi ben definiti che richiedono un livello di coinvolgimento avanzato. I contenuti vengono solitamente veicolati su diversi sessioni e con diversi modalità di fruizione.
EVENTI IBRIDI “INTERNI”: negli scorsi appuntamenti abbiamo approfondito le molteplici opportunità degli eventi ibridi. Le versioni cosiddette “interne” sono utilizzate per le attività di “team building virtuali” nelle aziende che si estendono su più continenti. Sarebbe sicuramente fantastico raggruppare tutti i dipendenti provenienti da molteplici sedi nel mondo, ma grazie ai format virtuali si possono risparmiare tempo e risorse economiche.
EVENTI IBRIDI “ESTERNI”: sono gli eventi che stanno prendendo sempre più piede a causa delle contingenze sanitarie correnti. Numero limitato di partecipanti in presenza e distanziamento sociale hanno portato alla nascita di nuove forme di partecipazione. Creare un’esperienza virtuale simultanea a quella in loco è uno sforzo organizzativo, ma anche un’opportunità per ampliare profitti e contatti utili per il business.
LE BASI DELLA PIANIFICAZIONE:
Gli eventi virtuali si devono organizzare con gli stessi obiettivi di quelli in presenza: trasmettere il messaggio della tua azienda, ampliare il tuo pubblico di riferimento, incrementare i contatti e creare nuove opportunità di business.
Principi fondamentali:
Marketing Mix: un evento è costituito da 3 fasi (pre, durante, dopo) che necessitano di una promozione e comunicazione ben definite e differenti tra di loro.
Contenuto è il Re: mai come negli eventi virtuali, il contenuto è “il tuo evento”. Creare sessioni dedicate alle esigenze dei tuoi partecipanti è fondamentale per ottimizzare il risultato finale.
Misura il coinvolgimento: i feedback che ricevi durante e dopo l’evento saranno indispensabili per pianificare quello successivo.
Pensare di organizzare un’esperienza coinvolgente di fronte ad un “freddo monitor di un computer” è una barriera per molti professionisti. La prima sfida da affrontare è proprio questa: trasmettere il tuo valore ai partecipanti andando oltre i pixel che vi separano.
QUESTE RIFLESSIONI SONO STATE UN ULTERIORE SPUNTO PER OFFRIRE A TRAINER ED ORGANIZZATORI UNA SOLUZIONE INTEGRATA PER GESTIRE I LORO EVENTI IN OGNI FASE ORGANIZZATIVA.