Proseguiamo la nostra guida dedicata agli organizzatori di eventi e concentriamoci oggi sugli aspetti tecnologici fondamentali per gestire gli eventi virtuali.
La tecnologia è la base su cui poggia l’intero evento. I vari strumenti devono essere perfettamente integrati e coprire tutte le fasi della manifestazione: organizzazione, promozione, esecuzione e gestione post evento.
DOMANDE DA PORSI QUANDO SI PIANIFICA UN EVENTO VIRTUALE
Una fase di brainstorming iniziale è essenziale per mettere insieme le idee ed identificare i successivi step organizzativi:
- L’agenda prevista dell’evento è adatta ad un ambiente virtuale?
- Come tenere traccia delle presenze?
- Il personale è in grado di gestire i supporti tecnologici necessari?
- Il materiale è adatto ad una fruizione virtuale?
Adesso che abbiamo dipanato i dubbi iniziali, possiamo procedere con la definizione degli elementi tecnologici. Questo ci aiuterà ad identificare anche il formato dell’evento che vogliamo organizzare.
ELEMENTI TECNOLOGICI DEGLI EVENTI VIRTUALI
Approccio Sincrono e Asincrono:
questa fase si rifà ai punti 1 e 3 sopracitati, gestione dell’agenda e caratteristiche del personale dedicato all’organizzazione dell’evento. Andiamo con ordine e vediamo cosa si intende per approccio sincrono ed asincrono dei contenuti con degli esempi pratici.
Asincrono: pre-registrazione degli interventi dei relatori con successivo editing video per garantire il flusso dei contenuti come in agenda. Il tutto ospitato su una piattaforma dedicata per trasmettere l’evento in cui dovrà essere collegato il team per rispondere per moderare i commenti e rispondere alle domande dei partecipanti.
Sincrono: team dedicato per il supporto utenti e piattaforma di trasmissione rimangono anche con questo approccio tecnologico. Qui la parte differenziante è la modalità di gestione dei contenuti che è “dal vivo” quindi in diretta streaming.
Il “bello della diretta” porta con sè delle variabili tecnologiche non di poco conto nella gestione di un evento virtuale, come un team dedicato alla gestione dei video live in aggiunta al personale già presente per gestire i partecipanti. Consigliamo quindi di utilizzare l’approccio sincrono se si ha un forte supporto tecnico e una squadra numerosa con cui suddividere contemporaneamente diversi compiti.
Sito Web dell’evento:
Dove porto i miei potenziali iscritti? Questa domanda risponde al punto 2 menzionato nelle domande di brainstorming, la gestione delle presenze. Per veicolare gli utenti all’iscrizione devo creare un ambiente di registrazione che risponda alle loro esigenze in termini di qualità di informazioni e di “user friendly” nel processo di registrazione.
Consigliamo di creare una landing page dell’evento dedicata che risponda in modo chiaro alle seguenti domande:
- delinea le informazioni sul partecipante che vuoi raccogliere: nome, cognome, email, panel a cui è interessato sono dati fondamentali per profilare il tuo target e gestire il contatto nella fase post evento
- scegli quali contenuti dell’evento vuoi mostrargli per spingerlo all’iscrizione: inserisci delle pillole di contenuto per stimolare la sua curiosità e dimostrare l’utilità dei contenuti che avrà l’opportunità di fruire durante l’evento
- agevola l’accesso all’evento predisponendo già il pagamento in fase di iscrizione: finalizzare il pagamento ottimizza l’accesso alla manifestazione e ti garantisce con quasi assoluta certezza la presenza del pubblico.
Piattaforma di gestione
La scelta della piattaforma sui cui ospitare l’evento virtuale è il tassello che completa il puzzle.
Integrazione con diversi tool (es. video conferenza ed email marketing), possibilità di interazione con i partecipanti e qualità di trasmissione del messaggio sono gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione nella scelta.
Gli utenti online sono sempre più esigenti vista la grande offerta di mercato e sono attenti ad ogni dettaglio. Soprattutto quando l’evento è a pagamento.
La piattaforma su cui gestire la manifestazione, infatti, è come il maestro d’orchestra che deve coordinare tutte gli strumenti che la compongono.
SWICKET NASCE PROPRIO DA QUESTO INPUT: OFFRIRE A TRAINER ED ORGANIZZATORI UNA SOLUZIONE INTEGRATA PER GESTIRE I LORO EVENTI IN OGNI FASE ORGANIZZATIVA.
Offrire ai professionisti di eventi uno strumento per creare un’esperienza completa ed unica per i loro partecipanti è il nostro obiettivo:
- i partecipanti devono sentirsi guidati e coccolati dalla fase di registrazione alla richiesta di feedback post evento
- i professionisti hanno bisogno di una piattaforma che li supporti nel trasmettere valore e creare un’esperienza tale da fidelizzare il proprio pubblico di riferimento
Le persone partecipano, infatti, agli eventi per due motivi principali: assorbire contenuti e creare un rete di contatti utili per il proprio business.